Elektronikus számlázásra váltana? - Mi segítünk! - AZ ELŐADÁS VIDEÓJA ITT

A Csongrád Megyei Kereskedelmi és Iparkamara a 2020-as évet a Robotika és digitalizáció évének tekinti. Annak érdekében, hogy a gazdasági életbe ez a két téma minél jobban beépüljön, szeretnénk ennek részeként felhívni a figyelmüket az elektronikus számlázás előnyeire. Kamaránk 2020. évtől felkészült az ilyen módon kiállított és megküldött számlák készítésére. Az utóbbi években a jogalkotó könnyített az elektronikus számla alkalmazásának szabályain annak érdekében, hogy ez minél szélesebb körben elterjedjen. A tájékozódás megkönnyítése érdekében szeretnénk segítséget nyújtani az itt elérhető előadás anyagával, illetve egy rövid összefoglalóval, melyben pontosítunk egy-két fogalmat és felhívjuk a figyelmüket az előnyökre.

Előadónkról: 

Czöndör Szabolcs A NAV Ellenőrzést Támogató Főosztályának vezetője. Végzettségét tekintve közgazdász-informatikus, aki az adóhivatalnál eltöltött évek alatt mindig is a két terület határán dolgozott. Több adóhivatali digitalizációs projektben vett részt és jelenleg is többnek az aktív résztvevője. Rendelkezik adószakértői végzettséggel is, így egy-egy informatikai fejlesztési témakört képes több területről elemzés alá vonni. Az Online Számla projekt szakmai vezetőjeként kötődik a számla adatszolgáltatáshoz. A témában több cikknek a szerzője, valamint rendszeresen tart előadásokat könyvelőknek, szoftver fejlesztőknek. A Számlakiállítás és elektronikus számlázás a gyakorlatban, valamint a Digitalizáció és kommunikáció az adózásban  című könyv társszerzője.

Elektronikus számla fogalma: Áfa tv. 259. § (5): „az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be”. Nincs előírt technika, nincs előírt forma, az archiválási folyamatok illeszkednek 2018. július 1-től az Áfa törvény előírásaihoz.

Alapelvek:

- a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítani kell a törlés, megsemmisítés, véletlen megsemmisülés elleni védelmet

- ki kell zárni az utólagos módosulást, sérülést, jogosulatlan hozzáférést

- biztosítani kell az értelmezhetőséget, olvashatóságot

- a megőrzésről a megőrzendő dokumentum típusához és hitelességéhez igazodóan kell gondoskodni (nincs előírt technika)

- az elektronikusan aláírt dokumentumoknál eltörlésre került az időbélyeg használata, ami olcsóbbá teszi a számla kiállítását. Természetesen az időbélyeg használata megengedett, biztonságosabbá teszi a számla forgalmat. Mind a kibocsátó, mind a befogadó alkalmazhatja, de nem kötelező

Az elektronikus számla előállításához szükség van 

1. számlára (lehet kézi számlatömb, online pénztárgép által előállított, számlázó program által generált)

2. digitalizálás folyamatára (elektronikus másolat készítése (pl.: szkennelés), elektronikusan előállított számla)

3. adattartalom védelmére (dokumentum szintű védelem, rendszerszintű védelem)

4. elektronikus megküldésre (e-mailben, EDI rendszeren keresztül, vagy akár pendrive postán)

Jellemzően a kiállító dönti el 

- a megküldés módját (e-mailen keresztül, EDI rendszerrel)

- a számla formátumát (PDF, XML, stb.)

- az alkalmazni kívánt szabványt

- igénybe vesz-e szolgáltatót

Elektronikus számla előállítás módja, és megküldése:

- PDF számla készíthető:

  • elektronikus aláírással ellátva
  • elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva
  • elektronikus aláírás nélkül

- PKI (Public Key Infrastructure) számla megküldésének módja lehet:

  • e-mail csatolmányként
  • szerverre való feltöltés
  • portálon való elhelyezés

Elektronikus számla befogadása:

A befogadó döntése: az elektronikus számla alkalmazásához a számlabefogadó beleegyezése szükséges. Mivel jogszabály nem részletezi, amennyiben a befogadó az elektronikus számlát befogadja, azt nem küldi vissza és kiegyenlíti, az már ráutaló magatartásnak minősül. 

E-számla kontírozása:

- csatolt melléklet alapján

- iktatóprogram segítségével

- elektronikus könyvelési rendszeren keresztül logikai kapcsolt biztosítása mellett

Logikai kapcsolatot kell kialakítani a bejövő számla és a könyvelés között ( pl. számlaszám) az archiválási rendszeren belül. Az alapkövetelményeket kell teljesíteni, a technikai megoldást a cégnek magának kell kialakítania.

Elektronikus archiválással kapcsolatos kötelezettségek:

- archiválás helyének bejelentése

-       alapkövetelmények folyamatos teljesítése:

  • törlés elleni védelem
  • módosítás elleni védelem
  • hozzáférhetőség
  • olvashatóság

- 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet követelményeinek betartása a digitális archiválás szabályairól 

  • zárt rendszerű megőrzés (az adattartalom sértetlensége nem zárja ki a formátum és struktúra megváltozását)
    • a megőrzés kezdete:
      • számla kibocsátónál a kibocsátásától
      • számla befogadónál a befogadástól
    • mindenképpen technikai megoldásnak kell védenie az adattartalmat
  • fejlesztői nyilatkozat beszerzése (egyetemleges felelősség terheli a fejlesztőt és a felhasználót)
  • dokumentáció biztosítása:
    • áttekintő folyamat
    • alkalmazott technológia
    • alkalmazott szabványok
    • zárt rendszert garantáló megoldások- 
    • folyamatba épített és utólagos informatikai és belső ellenőrzési tevékenységek

- Adóhivatali adatszolgáltatási kötelezettségek 

  • 3 munkanap (akár online hozzáféréssel is)
  • elektronikus számla adatszolgáltatás (PDF, XML)

Előnyök:

Egyszerű:

  • Az e-számlát nem kell kinyomtatni és postázni sem, a számlázó program automatikusan elküldi a vevő megadott e-mail címére. Az e-számlát a vevőnek sem kell kinyomtatnia, elég azt a számítógépen tárolni. A nyomtatás azonban megengedett, ha a belső ügyviteli folyamatok úgy vannak kialakítva
  • Bonyolultnak tűnhet, de a felhasználónak csupán annyi a dolga, hogy a NAV által elfogadott e-számla kiállítására alkalmas számlázó programot választ.
  • A Magyarországon használt számlázó szoftverek legtöbbjét fejlesztés nélkül átállíthatja e-számla küldésére.

Gyors:

  • Az e-számlát azonnal megkapja a címzett, az utalást akár azonnal be is tudja időzíteni, így optimális esetben még a kintlévőségek is gyorsabban befolynak.

Áttekinthető:

  • Az e-számla másodpercek alatt előkereshető, tartalma indexelhető és később pont úgy kereshető, mint a fájlok a számítógépen.
  • Egy helyen kezelhetjük kifizetett, kifizetésre váró, stornózott számláinkat, az összes tranzakciónkat átláthatóan kezelhetjük.

Biztonságos, nyomon követhető:

  • A számláinkhoz csak nekünk lesz hozzáférésünk, a jogszabályoknak köszönhetően csak mi fogjuk látni személyes adatainkat.
  • Az elektronikusan elküldött számla kézbesítése nyomon követhető, a kézbesítés, iktatás ideje levonható a fizetési határidőből.
  • A vevő bármikor kaphat egy másolatot a számlából, nem hivatkozhat arra, hogy elveszett a számla.
  • Hibás vagy hiányos adatok esetén azonnali visszajelzést kap mind a vevő, mind a szállító, hogy a számla nem került kiállításra, ezért hibás számla GARANTÁLTAN nem küldhető és nem fogadható. Ennek eredményeképpen csökken a sztornó számlák száma.

Támogatja a közös munkát:

  • A könyvelő is hozzáférést kaphat a rendszerhez, hogy számlákat naprakészen, online láthassa és dolgozhasson velük.
  • A gazdasági szereplők között teljes, a megrendelésektől a fizetések kezeléséig történő folyamatok automatizálhatók és integrálhatók.

Költséghatékony:

  • Megspórolja a nyomtatás és postázás költségét, a sorban állást.
  • Nem kell feleslegesen járulékos költségekkel számolnunk, úgy, mint a nyomtatás, szállítás, papírfelhasználás, vagy feldolgozás.
  • Bizonyos adminisztratív feladatok kiiktathatóvá válnak a számlafeldolgozási és tárolási folyamatokból, ezzel mérséklődik a munkatársak leterheltsége.

Automatizálható:

  • Olyan automatizálható funkciók is elérhetők, mint a fizetési emlékeztetők, riportok készítése.
  • A vállalat irányítási rendszerébe (pl. SAP, Oracle) integrálható, a fogadott számlák automatikusan könyvelhetőek.

Versenyelőnyt jelent:

  • Az elektronikus számlázás még nem általános, így kitűnhet a versenytársai közül az, aki már bevezette.

Környezetbarát:

  • A papírfogyasztás és a szállítással kapcsolatos energiaköltségek csökkentése révén az e-számlázás pozitív környezeti hatásai évente 1 millió tonnával csökkenthetik az EU széndioxid-kibocsátását.

Korszerű:

  • Jobb elébe menni! A jelenlegi tendenciák az elektronikus ügyintézés irányába mutatnak. Emlékezzünk csak az adóhatósági adatexport funkcióra, a Cégkapura, vagy épp a valós idejű számla-adatszolgáltatásra.

A 2020. március 12-én megrendezett Eleketronikus számlázásra váltana? - MI segítünk! címú rendezvényt már felvételről is megnézheti.

A FELVÉTEL MEGTEKINTÉSE ITT!

Elektronikus számlázás
Előadó: Czöndör Szabolcs, Ellenőrzést Támogató Főosztályvezető, NAV
Előadásának tematikája:
- Elektronikus számla fogalma, megoldási módok értékesítői és befogadói oldalon, archiválási megoldások
- Számla adatszolgáltatással kapcsolatos jogszabályi változások, azok hatásain
- Elektronikus kereskedelemmel összefüggő változások (MOSS kiterjesztése, e-kereskedelem számlázási változásai, IOSS rendszer bevezetése)

Czöndör Szabolcs prezentációja IDE kattintva elérhető.

Bővebben az eseményről: https://csmkik.hu/esemenyek/elektronikus-szamlazasra-valtana-segitunk-donteni

Összeállította:

Baricz Teréz
gazdasági vezető

62/554-250/121
baricz.terez@csmkik.hu

 

 

 

Szerző: Baricz Teréz
2020.04.21.